Reconciliación de un MCA: cómo solicitarla paso a paso

La reconciliación de un adelanto de efectivo para comerciantes (MCA, o “merchant cash advance reconciliation” en inglés) es un proceso, normalmente escrito en su contrato, que ajusta sus remesas para que correspondan a sus ingresos reales. Si sus ventas bajan y su remesa fija diaria o semanal ahora supera el porcentaje acordado de lo que realmente está entrando, por lo general usted puede solicitar una reconciliación para que las remesas reflejen la realidad. Para solicitarla, siga los pasos de su contrato, lo que suele significar una solicitud por escrito con estados de cuenta bancarios recientes.

Esta es una de las partes más importantes y menos entendidas de un MCA. Saber cómo funciona puede ayudarle a proteger su flujo de caja cuando el negocio se pone lento.

Por qué existe la reconciliación

Un adelanto de efectivo para comerciantes es una compra de cuentas por cobrar futuras, no un préstamo. El socio de financiamiento compra una parte de sus ventas futuras, definida en el contrato como un porcentaje especificado, a veces llamado holdback (porcentaje retenido).

Cobrar un porcentaje exacto de las ventas de cada día puede ser poco práctico, sobre todo cuando los pagos salen por ACH de su cuenta bancaria. Por eso muchos contratos fijan una remesa fija diaria o semanal que es un estimado del porcentaje especificado de sus ingresos típicos.

Los estimados pueden fallar. Si sus ingresos caen, el monto fijo puede llevarse más que la parte acordada. La reconciliación es el mecanismo que lo corrige, comparando lo que se remitió con lo que habría sido el porcentaje especificado de sus ingresos reales.

Que las remesas estén ligadas a los ingresos reales es también parte de lo que distingue a muchos MCA de los préstamos. El tratamiento legal es complejo y varía según el estado, así que si tiene preguntas sobre su contrato específico, un abogado puede ayudarle. Vea ¿un adelanto de efectivo para comerciantes es un préstamo? para más contexto.

Cómo funciona la reconciliación: un ejemplo práctico

Este es un ejemplo ilustrativo. Las cifras no provienen de ningún contrato específico.

El adelanto:

• Precio de compra: $40,000
• Tasa de factor: 1.35
• Monto comprado: $54,000
• Porcentaje especificado: 12% de los ingresos
• Ingresos mensuales estimados al firmar: $60,000
• Remesa semanal fija: unos $1,660 (un estimado del 12% de aproximadamente $13,850 en ingresos semanales)

Qué cambia: Una obra vial bloquea la entrada del negocio durante dos meses. Los ingresos bajan a $35,000 al mes, o unos $8,080 a la semana.

El desajuste:

	Antes de la caída	Después de la caída
Ingresos mensuales	$60,000	$35,000
12% de los ingresos mensuales	$7,200	$4,200
Remesas fijas por mes (aprox.)	$7,200	$7,200
Parte real de los ingresos	12%	aprox. 20.6%

La remesa fija ahora se lleva aproximadamente el 20.6% de los ingresos en lugar del 12% acordado.

Después de la reconciliación: Si la empresa de financiamiento reconcilia con base en los ingresos reales, la remesa de ese período puede ajustarse a unos $4,200 al mes, aproximadamente $970 a la semana. Según el contrato, la diferencia puede acreditarse por el período pasado, aplicarse a remesas futuras o reflejarse en una remesa nueva y más baja de ahí en adelante hasta que los ingresos se recuperen.

Qué no cambia: El monto comprado de $54,000 normalmente sigue igual. Remesas más bajas significan que tarda más en completarse, que es la naturaleza de comprar una parte de las cuentas por cobrar futuras.

Lo que probablemente dice su contrato

Las cláusulas de reconciliación varían mucho. Revise estos detalles en la suya:

• Quién puede solicitarla. Normalmente usted, y a veces la empresa de financiamiento también puede iniciarla.
• Con qué frecuencia. Algunos contratos permiten solicitudes mensuales; otros, con mayor o menor frecuencia.
• Qué período cubre. A menudo una ventana específica hacia atrás, como el mes anterior o un número fijo de días.
• Documentos requeridos. Estados de cuenta bancarios, estados de procesamiento o acceso de solo lectura a su banco.
• Cómo enviarla. Correo electrónico, portal, correo postal o un formulario específico.
• Tiempo de respuesta. Algunos contratos indican cuántos días hábiles tiene la empresa para responder.
• Cómo se aplican los ajustes. Reembolso, crédito o remesas futuras ajustadas.
• Reconciliación al alza. Algunos contratos permiten aumentos si sus ingresos superan el estimado.

Si no encuentra una sección de reconciliación, o el lenguaje no es claro, pregúntele por escrito a su socio de financiamiento y considere que un abogado lo revise.

Cómo solicitar una reconciliación, paso a paso

Paso 1: Confirme la caída en sus números

Saque sus estados de cuenta bancarios, y los estados de procesamiento si aplica, del período. Calcule los ingresos reales de ese período, sin incluir transferencias, fondos de préstamos ni depósitos del dueño. Luego compare: ¿cuánto es el porcentaje especificado de esos ingresos reales y cuánto remitió en realidad? Nuestra guía sobre cómo leer sus estados de cuenta como lo hace una empresa de financiamiento puede ayudarle a separar los ingresos reales de otros depósitos.

Paso 2: Actúe a tiempo

Solicite la reconciliación en cuanto vea que los ingresos bajan, antes de dejar de cubrir remesas o de tener débitos rechazados por fondos insuficientes (NSF). Muchos contratos ligan la reconciliación a ventanas de tiempo específicas, y actuar a tiempo mantiene su cuenta en buen estado.

Paso 3: Reúna los documentos requeridos

Normalmente:

• Estados de cuenta bancarios completos del período de reconciliación
• Estados de procesamiento de tarjetas, si aplica
• Actividad del mes en curso, si se la piden
• Una breve explicación de qué causó la caída (útil, aunque no siempre obligatoria)

Paso 4: Envíe una solicitud por escrito

Use el medio que indica su contrato. Una solicitud clara normalmente incluye:

• El nombre de su negocio y el número de contrato o de cuenta
• El período que quiere reconciliar
• Sus ingresos reales de ese período
• El porcentaje especificado de su contrato
• El monto que remitió frente al monto que equivaldría a ese porcentaje
• La petición de ajustar las remesas en consecuencia
• Los documentos adjuntos

Mantenga un tono objetivo y profesional. Por ejemplo: “Nuestros ingresos de septiembre fueron $35,000. Con el porcentaje especificado del 12% de nuestro contrato, las remesas de ese período serían $4,200. Remitimos aproximadamente $7,200. Solicitamos una reconciliación conforme al contrato y adjuntamos nuestros estados de cuenta bancarios de septiembre.”

Paso 5: Guarde registros y dé seguimiento

Guarde copias de todo lo que envíe y de la fecha en que lo envió. Si no recibe respuesta dentro del plazo de su contrato, o en un tiempo razonable, dé seguimiento por escrito.

Paso 6: Revise el resultado

Verifique que el ajuste corresponda al porcentaje especificado de sus ingresos documentados. Confirme cómo se aplicará el ajuste y cuándo empiezan las nuevas remesas. Si los ingresos siguen bajos, quizá deba solicitar otra reconciliación para el siguiente período, si su contrato lo permite.

Errores comunes que debe evitar

1. Esperar hasta haber dejado de pagar. Solicite primero la reconciliación.
2. Suspender las remesas por su cuenta. Bloquear o revertir los débitos ACH sin seguir el contrato puede provocar un incumplimiento. Use el proceso de reconciliación.
3. Enviar documentos incompletos. La falta de estados de cuenta puede retrasar o frenar la solicitud.
4. Depender solo de llamadas telefónicas. Haga las solicitudes por escrito.
5. Tomar otro adelanto para cubrir las remesas. Eso puede empeorar el problema. Vea la acumulación de adelantos de efectivo (stacking).

Si la reconciliación no es suficiente

La reconciliación responde a una baja en los ingresos, pero puede no resolver todas las situaciones. Si su negocio enfrenta un problema de más largo plazo, podría hablar con su empresa de financiamiento sobre una modificación o un plan por dificultades, o explorar opciones en nuestra guía sobre qué hacer si no puede pagar su adelanto de efectivo. Si tiene varios adelantos, quizá valga la pena revisar la consolidación. Para preguntas legales sobre sus derechos según el contrato, consulte a un abogado. Las leyes estatales sobre financiamiento comercial varían y cambian con el tiempo.

Qué revisar antes de firmar un nuevo adelanto

La reconciliación es más fácil de usar cuando la entiende desde el principio. Antes de firmar cualquier MCA, pregunte:

• ¿Hay una cláusula de reconciliación y qué exige?
• ¿Cuál es el porcentaje especificado?
• ¿Cómo se calcula la remesa fija a partir de él?
• ¿Qué tan rápido se procesan las solicitudes?

Estas preguntas deben estar en toda revisión de una oferta, junto con el costo y el plazo.

El papel de Tnufa

Tnufa es un asesor de financiamiento independiente. Conectamos negocios con socios de financiamiento de nuestra red, y esos socios redactan y administran sus propios contratos, incluidos los términos de reconciliación. Animamos a todo dueño de negocio a revisar esos términos antes de firmar. Conozca más en nuestra página de adelanto de efectivo para comerciantes.

En resumen

La reconciliación de un adelanto de efectivo para comerciantes permite que sus remesas sigan sus ingresos reales cuando las ventas bajan, con base en el porcentaje especificado de su contrato. Para usarla, lea su cláusula de reconciliación, actúe a tiempo y envíe una solicitud por escrito con los estados de cuenta requeridos. Por lo general cambia el ritmo de las remesas, no el monto comprado total, y es mucho mejor que dejar remesas sin pagar.

¿Quiere ver para qué califica? Revise sus opciones. Solicitar con Tnufa no afecta su puntaje de crédito personal.

Respuestas rápidas

¿Qué es la reconciliación en un adelanto de efectivo para comerciantes?

La reconciliación es un proceso, normalmente descrito en el contrato, que ajusta su remesa fija diaria o semanal para que corresponda al porcentaje especificado de sus ingresos reales. Si sus ingresos bajan, una reconciliación puede reducir sus remesas para ese período.

¿Cómo solicito una reconciliación de mi MCA?

Lea la sección de reconciliación de su contrato y luego envíe una solicitud por escrito a su socio de financiamiento por el medio que indique, con los estados de cuenta bancarios o reportes de procesamiento que exija para ese período. Guarde copias y dé seguimiento.

¿La reconciliación reduce el monto total que debo entregar?

Normalmente no. La reconciliación ajusta el ritmo de las remesas a sus ingresos reales. El monto comprado por lo general sigue igual, así que puede tardar más en completarse.

¿Una empresa de financiamiento puede rechazar una solicitud de reconciliación?

Los contratos suelen fijar condiciones, como los documentos requeridos y los plazos. Si usted las cumple, la empresa en general debería procesar la solicitud como lo describe el contrato. Si cree que una solicitud se manejó de forma indebida, hable con un abogado.

¿La reconciliación es lo mismo que un plan de pagos o una modificación?

No. La reconciliación es un derecho incluido en muchos contratos y se basa en los ingresos reales. Una modificación o un plan por dificultades es un cambio aparte, negociado, que la empresa puede aceptar o no.

Este artículo es solo para fines educativos generales y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Los términos, precios y requisitos los fijan los socios de financiamiento y varían según el negocio y el estado. Tnufa Finance no es un prestamista.